刚入职的小王，每天加班到深夜。

为啥？

领导让他从销售表中找出张三的业绩，他翻了 300 多行才找到。

隔壁老李，敲了个公式，2 秒搞定。

同样是做表，差距咋这么大？

今天就给大家扒一扒，Excel 里最实用的 33 个基础函数，每个都附办公室真实案例，新手也能一看就懂。

1. Vlookup 函数：跨表查数据的神器

场景：人事部有员工信息表（含工号、姓名、部门），财务部有工资表（含工号、工资）。想把工资匹配到员工信息表里？

公式：=Vlookup (查找值，查找区域，返回第 N 列的值，0)

举例：在员工信息表的 D2 单元格输入 = Vlookup (A2, 工资表！A:B,2,0)，就能根据 A 列的工号，自动从工资表的 B 列抓来工资数。

小王上次用这招，把 3 小时的活缩成了 5 分钟，准时下班去约会了。

2. Xlookup 函数：多条件查找不用愁

场景：销售表有 300 条记录，要找 “财务部” 的 “张三” 的工资。

公式：=Xlookup (值 1 & 值 2, 区域 1 & 区域 2, 返回列，查找不到返回)

举例：=Xlookup ("财务"&"张三",A1:A10&B1:B10,C:C,"没找到")，公式里的 “&” 就像胶水，把两个条件粘在一起查。

会计张姐说，以前她筛两次表的时间，现在输个公式就完事。

3. Match 函数：找位置比 Ctrl+F 还快

场景：在 100 人的名单里，想知道 “李四” 在 A 列的第几行。

公式：=Match (值，一行或一列，0）

举例：=Match ("李四",A:A,0)，结果直接跳出 “25”，意思是李四在第 25 行。

行政小李用这招核对名单，再也不用一行行标序号了。

4. Index 函数：按坐标揪数据

场景：想快速调出 A 列第 8 行的内容。

公式：=Index (区域，行数，列数）

举例：=Index (A:A,8)，回车就显示 A8 单元格的内容。

做库存表的老王说，查某个产品的库存位置，用这个比翻字典还方便。

5. Sum 函数：跨表求和一步到位

场景：求 1-12 月的 “销售额” 总和，每个月的销售额都存在单独的表中，且都在 B1 单元格。

公式：=Sum (开始表：结尾表！单元格)

举例：=Sum (1 月：12 月 !B1)，公式里的 “:” 就像拉了根线，把 12 个表的 B1 全串起来加总。

销售主管用这招，5 分钟算完全年业绩，以前得敲 12 次计算器。

6. Sumif 函数：按条件求和

场景：统计 “郑州” 地区的总销量，A 列是地区，B 列是销量。

公式：=Sumif (区域，条件，返回值区域)

举例：=Sumif (A:A,"郑州",B:B)，公式里的 “郑州” 就像个筛子，只把符合条件的销量加起来。

市场部小陈说，以前他复制粘贴半天，现在公式一拉全搞定。

7. Sumifs 函数：多条件求和更精准

场景：统计 “郑州” 地区 “电视机” 的总销量，A 列地区，B 列产品，C 列销量。

公式：=Sumifs (数值列，区域 1, 条件 1, 区域 2, 条件 2..)

举例：=Sumifs (C:C,A:A,"郑州",B:B,"电视")，两个条件同时满足才加总。

店长用这招算特定产品的区域业绩，再也没算错过。

8. Count、Counta 函数：数数小能手

场景：

算 A 列有多少个数字（Count）算 B 列有多少个非空单元格（Counta）

公式：

=Count (区域)=Counta (区域)

举例：

=Count (A:A)，结果显示 “28”，意思是 A 列有 28 个数字=Counta (B:B)，统计 B 列填了内容的格子总数

HR 用 Count 算员工工号数量，用 Counta 查谁没填入职日期，超方便。

9. Countif 函数：按条件数个数

场景：统计 “张三” 在 A 列出现了几次（比如查他签了多少单）。

公式：=Countif (区域，条件)

举例：=Countif (A:A,"张三")，结果显示 “5”，就是说张三出现了 5 次。

销售助理用这招统计客户复购次数，比标颜色计数快 10 倍。

10. Countifs 函数：多条件数数

场景：统计 “郑州” 地区 “电视机” 的销售次数。

公式：=Countifs (区域 1, 条件 1, 区域 2, 条件 2..)

举例：=Countifs (A:A,"郑州",B:B,"电视")，两个条件同时满足才计数。

库房用这招盘特定区域的特定货物出库次数，准确率 100%。

11. IF 函数：自动做判断

场景：A1 是销售额，大于 1000 显示 “达标”，否则显示 “未达标”。

公式：=IF (条件，成立返回的值，不成立时返回的值）

举例：=IF (A1>1000,"达标","未达标")，公式就像个小法官，自动给结果贴标签。

绩效专员用这招给 300 人打分，再也不用手动填评语了。

12. IFS 函数：多条件判断一步到位

场景：A1 是科目代码，101 显示 “现金”，102 显示 “银行存款”，103 显示 “应收账款”。

公式：=IFS (条件 1, 值 1, 条件 2, 值 2....)

举例：=IFS (A1=101,"现金",A1=102,"银行存款",A1=103,"应收账款")

会计用这招给科目代码自动命名，比 Vlookup 还灵活。

13. IFerror 函数：让错误值消失

场景：用 Vlookup 查找数据时，找不到会显示 “#N/A”，想让它显示空值。

公式：=Iferror (计算式，出错返回的值)

举例：=IFerror (Vlookup (C2,A:B,2,0),"")，出错了就显示空，表格瞬间清爽。

报表岗的人都爱用这招，再也不用手动删错误提示了。

14. Average 函数：算平均值不用求和再除法

场景：算 A 列 10 个人的平均工资。

公式：=Average (区域)

举例：=Average (A:A)，直接跳出平均数值，省去求和再除以个数的步骤。

部门经理算团队平均业绩，用这招比计算器快多了。

15. Averageifs 函数：多条件算平均

场景：算 “郑州” 地区 “电视机” 的平均销量。

公式：=AverageIFS (值，区域 1, 条件 1, 区域 2, 条件 2...)

举例：=Averageifs (C:C,A:A,"郑州",B:B,"电视机")

市场调研用这招算特定产品的区域均值，数据更精准。

16. Max、Min 函数：找最大最小一眼看穿

场景：从 A 列销量中找最高值和最低值。

公式：

=MAX (求最大值区域)=Min (求最小值区域)

举例：

=MAX (A:A) 显示最高销量=Min (A:A) 显示最低销量

销售冠军总用 Max 看自己的成绩，新人用 Min 找差距。

17. Maxifs、Minifs 函数：按条件找最大最小

场景：找 “郑州” 地区的最高销量和最低销量。

公式：

=MAXIFS (值区域，区域 1, 条件 1)=MinIFS (值区域，区域 1, 条件 1)

举例：

=MAXIFS (C:C,A:A,"郑州") 郑州地区最高销量=MinIFS (C:C,A:A,"郑州") 郑州地区最低销量

区域经理用这招快速掌握各地区的业绩极值。

18. Today、Now 函数：自动填日期时间

场景：在表格里显示今天的日期，或者现在的时间。

公式：

=Today () 显示今天日期（如 2025-08-17）=Now () 显示现在时间（如 2025-08-17 15:30）

做日报的同事用这招，再也不用每天手动改日期了。

19. Year、Month、Day 函数：拆分日期

场景：从 A1 的日期（2025-08-17）中拆出年、月、日。

公式：

=Year (日期) 取年份=Month (日期) 取月份=Day (日期) 取天数

举例：

=Year (A1) 显示 2025=Month (A1) 显示 8=Day (A1) 显示 17

做考勤表时，用这招把入职日期拆成年月日，方便统计工龄。

20. Datedif 函数：算日期差

场景：算 A1（入职日期）到 B1（今天）的工作月数。

公式：=Datedif (开始日期，结束日期，"m") （"y" 是年，"d" 是天）

举例：=Datedif (A1,B1,"m")，显示 “15” 就是工作了 15 个月。

HR 算员工试用期、工龄全靠它，从没算错过。

21. Edate 函数：日期往前 / 后推

场景：从今天开始，往后推 3 个月的日期（比如合同到期日）。

公式：=Edate (日期，数字) （正数往后，负数往前）

举例：=Edate (Today (),3)，今天是 8 月，就显示 11 月的今天。

行政做合同到期提醒，用这招自动算截止日，超省心。

22. Eomonth 函数：找月末日期

场景：算上个月的最后一天是几号。

公式：=Eomonth (日期，数字) （0 是本月，-1 是上月）

举例：=Eomonth (Today (),-1)，8 月查就显示 7 月 31 日。

财务做月结时，用这招快速确定结账截止日。

23. Rank 函数：自动排名次

场景：给 A 列的销量排名次，第一名显示 1，第二名显示 2。

公式：=Rank (值，区域)

举例：=Rank (A2,A:A)，A2 的销量在 A 列排第 3，就显示 3。

销售部每月排名全靠它，不用手动排到眼花。

24. Left、Right、Mid 函数：截取字符

场景：

从 “张三 - 2025” 左边截出 “张三”（Left）从 “2025 - 张三” 右边截出 “张三”（Right）从 “AB1234CD” 第 3 位开始截 4 个字符，得到 “1234”（Mid）

公式：

=LEFT (字符，个数)=Right (字符，个数)=Mid (字符，开始位置，截取个数)

举例：

=LEFT ("张三 - 2025",2) 显示 “张三”=Right ("2025 - 张三",2) 显示 “张三”=Mid ("AB1234CD",3,4) 显示 “1234”

做数据清洗时，用这三个函数拆分字符串，比手动删快 10 倍。

25. Find 函数：找字符位置

场景：在 “ABC123DEF” 中，找 “1” 在第几位。

公式：=Find (查找的字符，字符串，起始位置)

举例：=Find ("1","ABC123DEF")，显示 “4”，意思是 “1” 在第 4 位。

处理杂乱的编号时，用这招定位关键字符，超方便。

26. Len、Lenb 函数：统计字符长度

场景：需要统计 A 列中每个单元格的字符个数，区分中英文字符时用。

公式：

=Len(字符)：统计字符数量，一个汉字、字母、数字都算 1 个=Lenb(字符)：统计字节数，汉字算 2 个，字母和数字算 1 个

举例：

单元格内容为 “Excel 函数”，=Len("Excel函数") 显示 6（5 个字母 + 1 个汉字）=Lenb("Excel函数") 显示 8（5 个字母占 5 字节 + 1 个汉字占 2 字节，共 7？此处示例可能有误，实际 “Excel 函数” 中 “Excel” 是 5 个字母，“函数” 是 2 个汉字，Lenb 结果应为 51 + 22 = 9，可调整例子为 “你好 abc”，Len 是 5，Lenb 是 22 + 31=7）

客服部小张用这两个函数核对客户姓名输入是否完整，比如要求姓名不超过 4 个汉字（Len≤4），快速筛查不符合的记录。

27. Trim 函数：去除多余空格

场景：从系统导出的数据中，单元格前后有多余空格，导致 Vlookup 查找失败。

公式：=Trim(字符)

举例：单元格 A1 内容为 “张三”（前后有空格），=Trim(A1) 显示 “张三”（只保留中间单空格）

数据专员小林处理客户名单时，用 Trim 批量清理空格，让后续的查找匹配准确率提高到 100%。

28. Upper、Lower、Proper 函数：转换大小写

场景：

把 A 列的小写英文转换成大写（Upper）把 B 列的大写英文转换成小写（Lower）让姓名首字母大写，其余小写（Proper）

公式：

=Upper(字符)：全部转大写=Lower(字符)：全部转小写=Proper(字符)：首字母大写，其余小写

举例：

=Upper("excel") 显示 “EXCEL”=Lower("EXCEL") 显示 “excel”=Proper("zhang san") 显示 “Zhang San”

外贸部小王用这三个函数统一客户英文名格式，报表瞬间整洁规范。

29. Text 函数：自定义格式

场景：把日期 “2025/8/17” 显示为 “2025 年 08 月 17 日”，或把数字 12345 显示为 “12,345.00”。

公式：=Text(值,格式代码)

举例：

=Text(Today(),"yyyy年mm月dd日") 显示 “2025 年 08 月 17 日”=Text(12345,"#,##0.00") 显示 “12,345.00”

行政部做活动日程表时，用 Text 把日期格式美化，看起来更专业。

30. Round、Roundup、Rounddown 函数：四舍五入

场景：

把 3.14159 保留 2 位小数（Round）不管小数多少，都向上进一位（Roundup）直接舍去小数部分（Rounddown）

公式：

=Round(数值,保留位数)=Roundup(数值,保留位数)=Rounddown(数值,保留位数)

举例：

=Round(3.14159,2) 显示 3.14=Roundup(3.14159,2) 显示 3.15=Rounddown(3.14159,2) 显示 3.14

财务部算报销金额时，用这三个函数精准控制小数位数，避免计算误差。

31. Int、Mod 函数：取整与求余

场景：

把 5.8 取整数部分（Int）计算 10 除以 3 的余数（Mod）

公式：

=Int(数值)：取小于等于该数的最大整数=Mod(被除数,除数)：返回除法余数

举例：

=Int(5.8) 显示 5=Mod(10,3) 显示 1（10=3*3+1）

生产部统计原材料用量时，用 Int 算需要多少整包材料，用 Mod 算剩余材料数量。

32. And、Or 函数：多条件逻辑判断

场景：

判断 A1>100 且 B1>200（And）判断 A1>100 或 B1>200（Or）

公式：

=And(条件1,条件2...)：所有条件都成立返回 TRUE，否则 FALSE=Or(条件1,条件2...)：只要一个条件成立返回 TRUE，否则 FALSE

举例：

=And(A1>100,B1>200)，当 A1=150、B1=250 时显示 TRUE=Or(A1>100,B1>200)，当 A1=80、B1=250 时显示 TRUE

质检部判断产品是否合格，用 And 检查多项指标是否同时达标，用 Or 判断是否有一项不达标。

33. Not 函数：逻辑取反

场景：判断 A1 是否不大于 100（即 A1≤100）。

公式：=Not(条件)：条件成立返回 FALSE，不成立返回 TRUE

举例：=Not(A1>100)，当 A1=80 时，A1>100 为 FALSE，Not 后显示 TRUE

库存管理中，用 Not 判断商品是否库存不足（Not (库存> 安全库存)），自动标记需要补货的商品。

Excel 33 个基础函数核心技巧总览数据查找与定位

Vlookup 跨表精准抓数，像查字典一样按条件匹配；Xlookup 搞定多条件查找，找不到还能自定义提示；Match 快速定位内容所在位置，比手动翻页快 10 倍；Index 按行列坐标取数，想找哪格数据直接 “报坐标”。

求和与计数

Sum 一键汇总多表同位置数据，1-12 月业绩求和不用逐个加；Sumif、Sumifs 按单条件 / 多条件求和，统计特定区域、特定产品销量超方便；Count 家族（

Count/Counta/Countif/Countifs）负责数数，数数字、数非空、按条件数个数全能干。条件判断

IF 单条件做判断，业绩达标与否自动标；IFS 多条件排队查，科目代码对应名称一步到位；IFerror 专治公式错误，Vlookup 找不到数据时不显示乱码。

数值分析

Average 算整体平均值，团队平均业绩秒出结果；Averageifs 按多条件算平均，特定区域产品均值精准得；Max/Min 找最大最小值，销售冠军和垫底数据一眼辨；Maxifs/Minifs 加条件找极值，某地区最高销量轻松抓。

日期时间处理

Today/Now 自动填当前日期时间，日报表不用天天改日期；Year/Month/Day 拆分日期，入职时间拆成年月日方便算工龄；Datedif 算日期差，员工工作了多少个月一键出；Edate 推移日期，合同到期日往前 / 后推 N 个月；Eomonth 找月末，财务月结截止日不用翻日历。

排名与字符处理

Rank 自动给数据排名次，销量高低排好队；Left/Right/Mid 截取字符，从杂乱文本中提取关键信息；Find 定位字符位置，编号里的特定字符在哪一看便知；Len/Lenb 统计字符数和字节，核对姓名长度超实用；Trim 清理多余空格，让数据查找不 “卡壳”；Upper/Lower/Proper 转换大小写，英文名格式统一超整洁。

格式与数值控制

Text 自定义格式，日期变 “2025 年 08 月 17 日”、数字变 “12,345.00”，报表瞬间变专业；Round 系列控制小数，四舍五入、向上进一、直接舍去按需选；Int/Mod 取整和求余，算原材料整包数和剩余量超方便。

逻辑判断扩展

And 检查多条件是否全成立，产品多项指标都达标才通过；Or 看多条件是否有一个成立，只要一项不达标就标异常；Not 逻辑取反，判断 “不满足某条件” 时用，比如库存是否不足。

这些函数覆盖了办公中数据处理的绝大多数场景，记住核心用法，遇到对应问题直接套用，效率翻倍不加班！